○中芸広域連合職員旧姓使用取扱規程
令和6年8月1日
規程第1号
(目的)
第1条 この訓令は、一般職の職員(以下「職員」という。)が、婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)によって戸籍上の氏を改めた後も、引き続き婚姻等による改姓前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を専ら職場において使用することに関して必要な事項を定めることを目的とする。
(旧姓使用の範囲)
第2条 旧姓を使用することができる文書等は、旧姓を使用しても法令等に抵触するおそれがなく、かつ、職務の執行及び事務の処理において支障がないもので、おおむね別表第1に掲げるものとする。
2 旧姓を使用することができない文書等は、旧姓を使用することにより特別な法律関係を生じるおそれのあるもので、おおむね別表第2に掲げるものとする。
(旧姓使用の開始)
第3条 旧姓を使用しようとする職員は、旧姓使用承認申請書(様式第1号)に旧姓の表示がある戸籍の謄本又は抄本を添付(人事給与システムにより旧姓を確認できる場合を除く。)して、所属長を経由して中芸広域連合長(以下「連合長」という。)に申請し、承認を受けなければならない。
(旧姓使用の中止)
第4条 旧姓使用職員が、旧姓の使用を中止するときは、旧姓使用中止届(様式第4号)により、所属長を経由して連合長に届け出なければならない。
(職員及び所属長の責務)
第5条 旧姓使用職員は、旧姓の使用に当たっては、第2条第1項に規定するものにおいて統一して使用するとともに、常に住民、職員等に誤解や混乱等が生じないよう努めなければならない。
2 所属長は、所属職員の旧姓使用に関し、適切な運用が図られるように努めなければならない。
(その他)
第6条 この訓令に定めるもののほか、この訓令の施行に関し必要な事項は、連合長が別に定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
別表第1(第2条関係)
基準 | 主な文書等の例示 |
1 単に氏名が記載されたもの及び対外的にも使用されるが特別な法律関係を生じるおそれのないもの | ・職場での呼称 ・名札、職員証、名刺 ・座席表 ・メールアドレス |
2 専ら組織内部で使用している文書等で、職員の同一性を容易に確認できるもの | ・起案文書及び決裁文書等に係る押印及びサイン ・検査調書及び会計伝票の係印及び決裁者印 ・事務分担表 ・人事異動の公表 |
3 職員の権利義務等に関する文書等で、職員の同一性の確認が容易にでき、かつ、旧姓使用を原因とする係争が起きるおそれのないもの | ・出勤簿、各種休暇届、各種休暇承認願 ・週休日の振替簿 ・時間外勤務命令簿 ・通勤届、住居届、扶養親族届 |
別表第2(第2条関係)
基準 | 主な文書等の例示 |
1 職員の身分等に関する文書等で特別な法律関係が生じるおそれのあるもの | ・辞令書 ・宣誓書、退職願 ・在職証明書 ・定年前再任用短時間勤務職員、任期付職員、臨時的任用職員及び非常勤職員の任用関係書類 |
2 職員の権利義務に関係する文書等で、職員の同一性の確認ができなくなったり、旧姓使用を原因とする係争が起きるおそれのあるもの | ・別表第1に定める以外の給与及び報酬関係書類 ・共済組合関係書類 ・職員互助会関係書類 |
3 公権力の行使等対外的な行政行為に係るもの | ・身分証明書 ・現金領収証書 |
※ 身分証明書等には、使用している旧姓を併記すること。
